Antes de que salga el embarque, ten cuatro cosas listas: factura comercial y packing list que coincidan con tu lista de SKUs, etiquetas de caja con SKU, cantidad y lote, agente aduanal y forwarder contratados con el flete llegando DDP (aranceles pagados), y una cita de recepción con quien lo va a recibir. Decide la preparación y el etiquetado para Amazon o Walmart antes de que la fábrica imprima nada. Al llegar, cuenta, fotografía y concilia contra el packing list antes de ubicar o reenviar una sola unidad.
Documentos y las personas que liberan el flete
- Factura comercial y packing list, alineados con tus SKUs. Cada línea del packing list debe corresponder a un SKU que vendes, con unidades por caja y cajas por pallet. Si la fábrica usa sus propios códigos, agrega tu SKU a cada línea antes de salir.
- Un agente aduanal licenciado. Se encarga de la clasificación, los aranceles y la liberación. Marcana no actúa como agente aduanal ni importador de registro, y no asesora sobre códigos HS ni tasas arancelarias; eso corresponde a tu agente.
- Forwarder reservado, términos entendidos. Los embarques a un 3PL deben llegar DDP: aranceles, impuestos y liberación pagados por ti o por tu forwarder antes de la entrega. Un camión que llega con aranceles pendientes no se descarga.
- Importador de registro definido. Quién figura como importador en los documentos es una pregunta legal y fiscal para tu agente o abogado, y tiene que responderse antes de que zarpe el barco.
Etiquetas de caja, mapa de SKUs y fotos en la fábrica
Pídele a la fábrica tres cosas, y pide fotos de cada una antes de que salga el embarque:
- Etiquetas de caja en dos lados de cada caja master: SKU, nombre del producto, unidades por caja, lote y vencimiento si aplica. Las cajas sin etiqueta se abren y se cuentan a mano, lo que es lento y cobrable.
- Armado del pallet: cajas por pallet, un SKU por pallet cuando sea posible, pallets emplayados y de menos de 6 pies cuando el camión lo permita. Los pallets mixtos necesitan packing list por pallet.
- Dimensiones y peso de la caja master por SKU. Tu 3PL los necesita para el almacenaje; Amazon y Walmart los necesitan para los planes de ingreso.
Decide la preparación y la asignación por canal antes de salir
Si algo de este inventario va a Amazon FBA o Walmart WFS, decídelo ahora, no al llegar:
- FNSKU vs código del fabricante. Si Amazon exige etiquetas FNSKU para tu listing, la fábrica puede imprimirlas en las unidades o tu 3PL puede aplicarlas a $0.55 a $0.35 por unidad. Aplicarlas en fábrica es más barato; aplicarlas en el 3PL es más seguro si el listing puede cambiar.
- Poly-bag, advertencia de asfixia, burbuja. Amazon descontinuó su propia preparación el 1 de enero de 2026, así que esto tiene que ocurrir antes del ingreso. En fábrica cuando el empaque es final; en el 3PL a $1.25 a $0.70 por unidad cuando no lo es.
- Formato de vencimiento y lote. Las reglas de formato de vencimiento de Amazon y las necesidades de control de lote deben estar en la etiqueta antes de sellar la unidad.
- Cuánto va a Amazon primero. Una asignación medida, unos dos ciclos de reposición por SKU, con la reserva fuera de FBA. Ver FBA vs 3PL.
Agenda la recepción y fija expectativas
- Declara el ingreso por adelantado. Marcana exige que todo embarque entrante se declare antes de llegar: transportista, tracking o número de contenedor, cantidad de cajas o pallets, contenido y fecha esperada. La declaración convierte "llegó un camión" en una recepción programada.
- Cita de recepción para pallets. Los transportistas de carga entregan pallets con cita. Los paquetes (UPS, FedEx, USPS) no la necesitan, pero igual deben declararse.
- Sabe qué incluye la recepción. En Marcana, recibir significa contar cajas, fotografiar la entrega y cualquier daño, revisar contra el packing list y ubicar. La recepción de pallets cuesta $25 por pallet; las cajas están incluidas hasta el cupo de tu plan y $5 cada una después. Un conteo completo por unidad es verificación de inventario, desde $4 por caja, y vale la pena en un primer embarque.
- Nombra a quien decide. Si hay cajas faltantes, dañadas o mal etiquetadas, alguien tiene que decidir en 24 horas: cuarentena, reetiquetar, aceptar con nota o rechazar. Decide quién es esa persona antes de que llegue el camión.
El día que llega
- Cuenta y fotografía antes de firmar. La cantidad de pallets y el daño visible se anotan en el recibo de entrega del transportista. Lo que no se anota en la entrega es casi imposible de reclamar después.
- Concilia contra el packing list por SKU y lote antes de ubicar. Las diferencias van a la fábrica y al forwarder el mismo día.
- Retén la asignación a Amazon hasta confirmar el conteo. Reenviar a FBA desde una recepción sin conciliar es como las marcas terminan con inventario que Amazon dice que nunca recibió.
- Verifica la conexión de la tienda con un pedido de prueba antes de que el primer pedido real salga desde la nueva ubicación.
Preguntas que hacen los fundadores
No. Marcana no actúa como importador de registro ni agente aduanal y no asesora sobre códigos HS, clasificación arancelaria ni tasas. Los embarques deben llegar DDP, con aranceles, impuestos y liberación gestionados por ti o por tu forwarder y agente.
El embarque se recibe igual, pero las cajas sin etiqueta se abren y se cuentan a mano, lo que toma más tiempo y se cobra como verificación de inventario. Las fotos de cada etiqueta de caja tomadas en la fábrica son el seguro más barato que puedes comprar.
Para carga paletizada, sí: los transportistas entregan con cita y el embarque debe declararse por adelantado. Las entregas de paquetería no necesitan cita, pero deben declararse para que se esperen y se asocien a tu cuenta.
Cajas y pallets estándar con etiquetas claras y packing list coincidente normalmente se cuentan y ubican en uno o dos días hábiles desde la llegada. La verificación por unidad, el reetiquetado y la preparación agregan tiempo en proporción a las unidades.
El daño se fotografía en la entrega y se anota en el recibo del transportista, las cajas afectadas se apartan y tú decides qué hacer: inspeccionar, reetiquetar, reempacar o desechar. La responsabilidad por pérdida o daño atribuible a Marcana está limitada al menor entre el costo declarado y $100 por caja; el seguro de carga en tránsito lo contrata el remitente.